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Beglaubigung ausländischer öffentlicher Urkunden zur Verwendung in Deutschland

Ihre Ansprechpartner:

  • für die Legalisation
    Die Legalisation wird von der deutschen Auslandsvertretung (deutsche Botschaft oder deutsches Konsulat) im jeweiligen Land vorgenommen. Diese Stellen sind befugt, die in ihrem Amtsbezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden zu legalisieren.
  • für die Apostille
    Jeder Vertragsstaat bestimmt, welche Behörden in seinem Staat die Apostille erteilen.

Hinweis: Die Anschrift der jeweils zuständigen Apostille-Behörde kann Ihnen üblicherweise die Stelle mitteilen, von der die Urkunde stammt. Andernfalls wenden Sie sich bitte an die Verwaltung des Bezirks, in dem die Urkunde ausgestellt worden ist oder an die örtliche deutsche Auslandsvertretung. Diese verfügt meist über ein Merkblatt, in dem die Anschriften der Apostille-Behörden und ergänzende Hinweise zum Verfahren enthalten sind.

Verfahrensbeschreibung:

Sie wollen in Deutschland heiraten oder arbeiten? Sie müssen aus einem sonstigen Grund eine Urkunde, die in einem anderen Land ausgestellt wurde, bei einer deutschen Stelle vorlegen?

Die Behörden oder Gerichte in Deutschland werden von Ihnen verlangen, dass diese Urkunde zuvor mit einem besonderen Verfahren beglaubigt wird. Sie brauchen entweder eine "Legalisation" der deutschen Auslandsvertretung (deutsche Botschaften und Konsulate im Ausland) oder eine "Apostille" (auch "Haager Apostille" genannt) der jeweils zuständigen ausländischen Behörde.

Beglaubigt werden können nur öffentliche Urkunden, wie beispielsweise

  • gerichtliche und notarielle Urkunden,
  • Urkunden und Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden,
  • Personenstandsurkunden oder
  • private Urkunden (z.B. Vollmachten, Arbeitsbescheinigungen, Kaufverträge) oder Übersetzungen, die von einer Notarin oder einem Notar beurkundet wurden.

Hinweis: Ob eine Legalisation oder eine Apostille erforderlich ist oder ob die ausländische Urkunde auch ohne weiteren Nachweis als echt anerkannt wird, entscheidet die Behörde in Deutschland, bei der die Urkunde verwendet werden soll.

Das Legalisationsverfahren läuft wie folgt ab: Zunächst wird die Urkunde, wenn die deutsche Auslandsvertretung dies fordert, von der jeweils zuständigen Behörde des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, vorbeglaubigt. Im Anschluss daran legalisiert dann die zuständige deutsche Auslandsvertretung die Urkunde und bestätigt damit die Echtheit der Urkunde. Erst dann kann die Urkunde bei der deutschen Stelle vorgelegt werden.

Die erleichterte Form der "Haager Apostille" ersetzt die sonst erforderliche Legalisation in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Die Apostille wird von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt worden ist, erteilt. Mit der Apostille wird die Urkunde direkt in Deutschland anerkannt. Eine Beteiligung der deutschen Auslandsvertretung ist nicht notwendig.

Dies gilt für alle öffentlichen Urkunden mit Ausnahme von

  • Urkunden, die von Konsularbeamten oder Konsularbeamtinnen errichtet wurden, und
  • Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.

Im Bereich des Personenstandswesens bestehen außerdem noch völkerrechtliche Verträge zwischen Deutschland und anderen Staaten (Bilaterale völkerrechtliche Verträge), in welchen vereinbart ist, dass zwischen den Staaten bestimmte Urkunden nicht legalisiert oder nur zwischenbeglaubigt werden müssen. Außerdem besteht noch ein Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC), wonach Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die von einem Vertragstaat (CIEC-Übereinkommen) nach einem bestimmten Muster ausgestellt wurden, in den anderen Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit sind.

Hinweis: Einigen Auslandsvertretungen fehlt aufgrund der Verhältnisse im jeweiligen Land die Möglichkeit, Urkunden ausreichend überprüfen zu können. Davon hat das Auswärtige Amt Kenntnis. Die im Ausland tätigen deutschen Konsularbeamten oder Konsularbeamtinnen können aber im Rahmen der Amtshilfe für deutsche Behörden im Einzelfall eine eingeschränkte Überprüfung vornehmen. Deutsche Behörden oder Gerichte, die Urkunden aus einem dieser Länder benötigen (etwa für die Anmeldung zur Eheschließung oder die Anlegung eines Familienbuchs) können eine solche Überprüfung verlangen. Die Überprüfungskosten müssen aber der Urkundeninhaber oder die Urkundeninhaberin tragen.

Ablauf:

Zunächst müssen Sie sich an die zuständige deutsche Auslandsvertretung wenden, um zu erfahren, ob Ihre Urkunde überhaupt legalisiert werden muss und welche Voraussetzungen gegebenenfalls für das konkrete Legalisationsverfahren erfüllt sein müssen. Ist eine Vorbeglaubigung und eventuell auch eine Endbeglaubigung der Urkunde erforderlich, müssen Sie sich an die dafür zuständige ausländische Behörde wenden.

Benötigen Sie lediglich eine Apostille, wenden Sie sich an die entsprechende ausländische Behörde.

Sie können persönlich zu der zuständigen Stelle gehen und die Beurkundung vornehmen lassen. Einige Stellen erlauben auch eine Zusendung per Post.

Nur in besonderen Ausnahmefällen kann die deutsche Auslandsvertretung die Beglaubigung für Sie als Urkundeninhaber oder Urkundeninhaberin einholen. Für Angehörige des betreffenden ausländischen Staates darf sie nach internationalen Grundsätzen generell nicht tätig werden.

Tipp: Nähere Auskünfte zum Legalisationsverfahren erteilt die deutsche Auslandsvertretung, in deren konsularischem Amtsbezirk die Urkunde ausgestellt worden ist. Bitte beachten Sie, dass es in manchen Staaten keine deutsche Botschaft gibt und der entsprechende Amtsbezirk von einer deutschen Botschaft im Nachbarstaat betreut wird.

Unterlagen:

  • Originalurkunde
  • eventuell Vor- oder Überbeglaubigung des Ausstellerstaates
  • Kopie des Reisepasses oder eines sonstigen Identitätsnachweises, wenn ein Antrag schriftlich gestellt wird oder Sie sich vertreten lassen

Kosten:

Für die Legalisation werden von den deutschen Auslandsvertretungen Gebühren und Auslagen erhoben. Die Gebühr beträgt zurzeit zwischen 20 Euro und 80 Euro pro Urkunde. Auch wenn die Legalisation nicht erfolgen kann, weil sich etwa die Urkunde als falsch erwiesen hat, fällt eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 75 Prozent an.

Für die Apostille werden ebenfalls Gebühren und Auslagen nach dem Recht des jeweiligen ausländischen Staates erhoben.

Rechtsgrundlage:

§ 13 Konsulargesetz (KG) (Legalisation ausländischer öffentlicher Urkunden)